HISTOIRE DE CLIENT

Dans le cadre de la gestion du projet Jonction à l’aéroport de Paris-Orly, Groupe Aéroports de Paris a dû faire face à des freins opérationnels qui pesaient sur l’efficacité et la communication.

Les procédures de courrier recommandé se sont révélées lourdes, entraînant des notifications retardées, des actions différées et une importante perte de temps. Des accords contractuels complexes avec les sous-traitants se traduisaient par un cycle de neuf jours pour traiter un seul défaut, créant des goulots d’étranglement dans l’avancement du projet. Les processus manuels ajoutaient encore à la difficulté, perturbant les flux de travail et rendant nécessaire une approche plus rationalisée de la gestion de projet.

Groupe ADP recherchait donc, de toute urgence, une solution capable d’éliminer ces inefficacités opérationnelles et de renforcer la collaboration avec les parties prenantes.

Pour Charles, Project Executive chez Groupe ADP, la réussite d’un projet repose avant tout sur la communication et l’organisation. En travaillant avec différentes parties prenantes et divers sous-traitants sur la base d’accords contractuels de communication « certifiée », le partage d’informations entre les parties devenait chronophage et retardait inutilement leurs flux de travail.

Les accords contractuels avec les sous-traitants imposaient une communication par « courrier recommandé » entre les parties. Il fallait parfois trois semaines pour notifier officiellement les autres parties d’un défaut constaté lors d’une visite de chantier. Charles passait souvent plus de temps à attendre des réponses qu’à réellement gérer le projet. Le processus se déroulait généralement ainsi : ADP envoyait un courrier recommandé à un sous-traitant pour signaler un défaut ou un problème, l’entrepreneur destinataire devait alors accuser réception par courrier recommandé dans les deux jours. Ce même entrepreneur proposait ensuite une solution, à nouveau par courrier recommandé, dans les cinq jours suivants, et ADP disposait alors de deux jours pour l’accepter ou la refuser. Au total, il fallait donc 9 jours pour traiter un seul défaut.

Pour parvenir à un flux de travail plus efficace, Charles devait remplacer ce processus chronophage par une solution unique capable de garantir une collaboration transparente sur le projet, du début à la fin. Il fallait un logiciel offrant aux parties prenantes du projet une visibilité sur les activités et les tâches qui les concernaient, une vue d’ensemble de haut niveau pour les propriétaires et responsables de projet, et aux sous-traitants les bons outils pour communiquer sans devoir systématiquement passer par un courrier recommandé ni ressortir papier et stylo avant d’envoyer une proposition de solution par e-mail.

En centralisant l’ensemble de la gestion du projet d’extension aéroportuaire au sein d’une seule application mobile de gestion de chantier, ADP a pu accroître sa productivité, éliminer les processus superflus de « courrier recommandé » et offrir au groupe et à ses parties prenantes une visibilité et une transparence complètes sur leur portefeuille de projets.

Groupe ADP utilise aujourd’hui 70 licences Aproplan pour son équipe de 120 ingénieurs, afin de suivre l’avancement et les opérations préalables à la réception (OPA) de leurs chantiers sur les plateformes d’Orly et de Roissy CDG.

« Un outil n’est utile que s’il est réellement utilisable », résume Denise, CIO d’ADP.

Pour mener à bien un projet de qualité, Denise considère la communication claire des rapports d’activité quotidiens et des listes de réserves comme absolument indispensable. Le processus par « courrier recommandé » prenait un temps considérable pour créer, vérifier et partager l’information. Avec Aproplan, les parties prenantes et les différentes équipes d’ADP peuvent désormais compléter leurs rapports quotidiens, listes de réserves et rapports d’inspection qualité au moment même de la visite de chantier.

Avant Aproplan, ADP s’appuyait sur un suivi manuel des activités via courrier recommandé. ADP perdait ainsi beaucoup de temps à attendre les réponses des sous-traitants pour finaliser une seule tâche. Charles, Denise et toute l’équipe ADP ont désormais la certitude que les informations saisies et échangées dans Aproplan sont fiables, puisqu’elles sont synchronisées directement dans l’application, en temps réel. Plus besoin de perdre du temps sur des tâches administratives superflues, puisque l’information n’a plus à être modifiée ou corrigée en cours de route. Chaque activité est désormais traçable et intégralement justifiée.