VERHAAL VAN DE KLANT

Bij het beheer van het Jonction-project op luchthaven Paris-Orly kreeg Groupe Aéroports de Paris te maken met operationele hindernissen die de efficiëntie en de communicatie belemmerden.

De procedures met aangetekende post bleken omslachtig, wat leidde tot vertraagde meldingen, uitgestelde acties en aanzienlijk tijdverlies. Complexe contractuele afspraken met onderaannemers resulteerden in een langdurige cyclus van negen dagen om één enkel gebrek af te handelen, wat bottlenecks veroorzaakte in de voortgang van het project. Manuele processen verzwaarden de uitdaging nog verder, verstoorden de workflows en maakten een meer gestroomlijnde aanpak van projectmanagement noodzakelijk.

Groupe ADP was dringend op zoek naar een oplossing om deze operationele inefficiënties weg te werken en de samenwerking met stakeholders te verbeteren.

Voor Charles, Project Executive bij Groupe ADP, staat of valt het succes van een project met communicatie en organisatie. Door met verschillende stakeholders en diverse onderaannemers te werken op basis van “aangetekende” contractuele communicatieafspraken, kostte het delen van informatie tussen partijen veel tijd en vertraagde het hun workflows onnodig.

De contractuele afspraken met onderaannemers vereisten communicatie via “aangetekende post” tussen partijen. Soms duurde het drie weken om andere partijen officieel op de hoogte te brengen van gebreken die tijdens een werfbezoek werden vastgesteld. Charles besteedde vaak meer tijd aan wachten op antwoorden dan aan het effectief beheren van het project. Het proces verliep doorgaans als volgt: ADP stuurde een aangetekende brief naar een onderaannemer om een gebrek of probleem te melden, waarna de betrokken aannemer binnen twee dagen per aangetekende brief moest bevestigen dat de melding ontvangen was. Diezelfde aannemer stelde vervolgens binnen de volgende vijf dagen een oplossing voor, opnieuw per aangetekende brief, waarna ADP twee dagen de tijd had om deze te aanvaarden of te weigeren. In totaal duurde het dus 9 dagen om één gebrek af te handelen.

Om tot een efficiëntere workflow te komen, moest Charles dit tijdrovende proces vervangen door één oplossing die transparante samenwerking op het project van begin tot einde mogelijk maakte. Ze hadden nood aan software die projectstakeholders zicht kon geven op de activiteiten en taken die hen aanbelangen, die projecteigenaars en -managers een overzicht op hoog niveau kon bieden, en die onderaannemers de juiste tools gaf om te communiceren zonder telkens manueel te moeten aantekenen per post of eerst pen en papier te moeten bovenhalen voordat ze oplossingsvoorstellen per e-mail konden versturen.

Door voor alle aspecten van projectmanagement van de luchthavenuitbreiding gebruik te maken van één volledige mobiele bouwapp-oplossing, kon ADP de productiviteit verhogen, onnodige procedures met “aangetekende post” elimineren en de groep en haar stakeholders volledig zicht en transparantie geven op hun projectportfolio.

Momenteel gebruikt Groupe ADP 70 Aproplan-licenties voor hun team van 120 ingenieurs, om de voortgang en de Operations-Prior-to-Acceptance (OPA) van hun bouwwerven op het platform van Orly en Roissy CDG te beheren.

“Een tool is maar zo nuttig als hij bruikbaar is,” aldus Denise, CIO bij ADP.

Om een project met de juiste kwaliteit tot een goed einde te brengen, vindt Denise duidelijke communicatie van dagrapporten en opleveringslijsten van essentieel belang. Het proces met “aangetekende post” nam veel te veel tijd in beslag om informatie op te stellen, te controleren en te delen. Met Aproplan kunnen de stakeholders en de verschillende teams van ADP nu dagrapporten, opleveringslijsten en kwaliteitsinspectierapporten meteen tijdens de werfronde afwerken.

Voordat ze Aproplan gebruikten, vertrouwde ADP op manuele opvolging van activiteiten via aangetekende post. ADP verloor daardoor veel tijd met wachten op antwoorden van onderaannemers om één taak af te ronden. Charles, Denise en het volledige ADP-team hebben er nu vertrouwen in dat de informatie die binnen Aproplan wordt ingevoerd en uitgewisseld correct is, aangezien alles rechtstreeks en in real time binnen de app gesynchroniseerd wordt. Er is geen nood meer om tijd te verspillen aan onnodige administratieve taken, aangezien informatie onderweg niet meer moet worden aangepast of gewijzigd. Elke activiteit is nu traceerbaar en volledig verantwoord.