VERHAAL VAN DE KLANT

Wanneer Stéphanie terugblikt op haar eerste manier van werken, houdt ze het eenvoudig.

“In het begin werkten we gewoon met een notitieblok. En dat notitieblok bleef dan wel eens in de wagen liggen.”

Informatie zat verspreid over losse notities, plannen, persoonlijke aantekeningen en pdf’s waarop met de hand opmerkingen werden toegevoegd. Er was geen centrale bron van informatie waarop iedereen kon vertrouwen. Onderaannemers aansturen of klanten op de hoogte houden kostte tijd en leidde regelmatig tot misverstanden.

Het gevolg? Vertragingen, dezelfde zaken meerdere keren moeten uitleggen en een aanzienlijke administratieve last na elke werfvergadering.

Volgens Joeye ging het niet om een individueel probleem, maar om een structurele uitdaging. Elke projectleider had zijn eigen werkwijze, gebruikte andere tools en beheerde informatie op zijn eigen manier. Kennis en dossiers vlot overdragen tussen collega’s was daardoor allesbehalve evident. Verelst had nood aan één uniforme werkwijze en één centraal platform voor alle projectinformatie.

Verelst is niet over één nacht ijs gegaan bij de digitalisering van zijn processen. Vooraleer een definitieve keuze te maken, werden verschillende toepassingen getest door medewerkers met uiteenlopende digitale vaardigheden: van ervaren gebruikers tot collega’s die minder vertrouwd waren met digitale tools.

De uitrol gebeurde bewust gefaseerd. Verelst startte waar de impact het grootst was: de oplevering. Papieren controlelijsten maakten plaats voor digitale formulieren die niet alleen professioneler oogden, maar ook zorgden voor een meer gestructureerde opvolging waarbij niets over het hoofd werd gezien.

Van daaruit werd de aanpak stelselmatig uitgebreid naar eerdere fases van het bouwproces: werfopvolging, projectvoorbereiding en uiteindelijk het volledige traject vanaf het moment dat een project wordt verkocht.

Voor Verelst was digitalisering geen eenmalig project, maar een continu verbeterproces. Stap voor stap werden processen gestandaardiseerd, informatie gecentraliseerd en teams beter met elkaar verbonden.

Voor Stéphanie is het verschil in de dagelijkse werking nauwelijks te overschatten.

Klanten blijven continu op de hoogte van de voortgang. Architecten beschikken meteen over de meest recente informatie om hun werk verder te zetten. Onderaannemers ontvangen zonder vertraging duidelijke actiepunten en kunnen sneller schakelen.

Vooral tijdens de opleveringsfase, traditioneel één van de meest intensieve momenten binnen een bouwproject, is dat een grote meerwaarde. Een helder overzicht behouden van alle openstaande punten, verspreid over soms tien verschillende onderaannemers, is vandaag onmisbaar geworden.

Ook de planning verloopt een stuk efficiënter. Dankzij een centrale planningsomgeving werkt iedereen op basis van dezelfde actuele planning. Dubbele boekingen en conflicten tussen ploegen worden vroegtijdig gedetecteerd en vermeden.

Waar vroeger twee teams onbewust op hetzelfde moment op verschillende werven konden worden ingepland, behoren dergelijke planningsconflicten vandaag tot het verleden.

Vandaag wordt de gecombineerde aanpak — Aproplan voor kwaliteitsopvolging, vaststellingen en formulieren, aangevuld met een centrale planningsoplossing — ingezet op residentiële, industriële en commerciële bouwprojecten.

“Vandaag gebruiken we het systeem vanaf het moment dat een project verkocht wordt tot en met de oplevering. Iedereen werkt op basis van dezelfde planning, in plaats van naast elkaar met afzonderlijke systemen.”

De voordelen reiken bovendien verder dan de werf alleen. Dankzij de Open API kon Verelst eigen dashboards ontwikkelen die gegevens uit alle lopende projecten centraliseren. Vaststellingen, opvolgpunten en planningsdata worden automatisch samengebracht en gekoppeld aan de financiële projectplanning.

Daardoor beschikt het management op elk moment over actuele en betrouwbare stuurinformatie. Wanneer een planning wijzigt, worden de gekoppelde Power BI-rapporten automatisch bijgewerkt. Een realtime inzicht in de voortgang van projecten, de werkvoorraad en de impact op de planning was met papieren notities, Excel-bestanden of pdf-rapporten eenvoudigweg niet haalbaar.

Toen Joeye de vraag kreeg wat er zou gebeuren als Verelst vandaag opnieuw zou moeten terugkeren naar papieren processen, hoefde hij niet lang na te denken.

“Dan zetten we een stap terug richting inefficiëntie.”

Zonder een digitale ruggengraat zou het overzicht snel verloren gaan, zou de coördinatie tussen teams moeizamer verlopen en zou de organisatie opnieuw terechtkomen in de versnipperde werkwijzen die vroeger voor vertragingen en extra administratie zorgden.

Die overtuiging bepaalt ook hoe Verelst naar digitalisering kijkt. Veel bouwbedrijven — zeker kleinere organisaties — aarzelen nog om de stap te zetten uit vrees voor complexe implementaties of weerstand bij medewerkers. Volgens Joeye hoeft dat geen struikelblok te zijn.

“Je hoeft niet alles in één keer uit te rollen. Ook collega’s die minder digitaal vaardig zijn, waren er snel mee weg.”

Succesvolle digitalisering draait niet om de omvang van de ambitie, maar om de mate waarin mensen de nieuwe werkwijze omarmen. De ervaring van Verelst toont aan dat duurzame verandering niet ontstaat door grote omwentelingen, maar door een duidelijke visie en een consequente aanpak, stap voor stap.

Nu de basis stevig verankerd is, kijkt Verelst alweer vooruit. De volgende fase ligt in een nog diepere integratie van systemen, onder meer met SharePoint. Het doel is om dubbele uploads te vermijden, documentbeheer verder te centraliseren en processen zoals het delen en archiveren van werffoto’s maximaal te automatiseren.

Zoals Joeye aangeeft, komen die verbeteringen niet voort uit theoretische modellen, maar uit concrete noden op de werf en feedback van gebruikers. Wanneer een platform meegroeit met de praktijk, evolueert het van een softwaretool naar een volwaardige partner in de uitvoering van bouwprojecten.

Het resultaat is een organisatie die sneller communiceert, efficiënter samenwerkt en projecten met meer controle en vertrouwen oplevert.

En in een sector waar planning, transparantie en samenwerking vaak het verschil maken tussen een goed en een uitstekend project, vormt dat een duurzaam concurrentieel voordeel.